Configurare i dati del centro, delle prestazioni, delle risorse

Dove cominciare:

Accedere all'area di amministrazione

Configura->Centro

A. Centro

1. Profilo del Centro

a) Informazioni sul centro

Compilare i campi disponibili e salvare

i) Regione

Prenotazione online con tuOtempO WEB - il menu a tendina nella scelta della regione è utilizzato per i siti web/portali che coprono più regioni

ii) Campi indirizzo

I campi di indirizzo (Provincia, Comune, CAP, indirizzo) sono utilizzati per comunicazioni alla clientela, per le ricerche per prossimità geografica e per la generazione di mappe.

iii) Email amministrazione

Per informazioni contabili, di servizio e segnalazioni tecniche.

iv) Email supporto

Prenotazioni Online con tuOtempO WEB - un modulo di guida in linea è disponibile per i pazienti. Le loro richieste di supporto saranno inviate a questo indirizzo.

v) Fax

Inserire qui il vostro numero di fax. In caso di problemi con la connessione internet, inviando un messaggio SMS con il testo “FAX piermademo” al +393452919263 si riceverà un FAX con l'agenda.

RicordaComunicazione automatica con tuOtempO MEMO - Copia e memorizza sia il numero di emergenza (+393452919263) e il codice di testo SMS personale (FAX ….) in un luogo sicuro offline. Avrete bisogno di loro per ricevere l'agenda del giorno a mezzo fax in caso di mancanza di connessione ad internet
vi) Ragione sociale

La ragione sociale  verrà inserita nel contratto di privacy degli utenti

b) Preferenze

Compilare i campi disponibili e salvare

i. Settore Attività

Questo campo definisce il vocabolario utilizzato nell'area di amministrazione

ii. Orario d'apertura

Gli orari d'apertura verranno applicati come default ai calendari di tutte le risorse. E' posssibile applicare variazioni individuali successivamente nel profilo di ogni risorsa.

NotesL'unità di lunghezza dei segmenti orari della vostra agenda dovrebbe essere definito prima di definire gli orari di apertura del vostro centro. Di default è 15 minuti (la durata degli appuntamenti sarà quindi per multipli di 15, ad esempio 30 e 45 minuti). Per modificare questo valore andare su Configura> Agenda> Durata minima degli appuntamenti in agenda.
iii. Prefisso internazionale

Se nella scheda di un paziente non è stato definito il prefisso internazionale del numero di telefono, questo è il valore di default che verrà applicato. Utilizzare il simbolo + prima del numero, per esempio +44 per il Regno Unito.

C. Stile

Scegliere dagli stili disponibili di Agenda e salvare

2. Aggiungere sedi

Go to > Configura > centro > Gestione Sedi >Aggiungi

Per impostazione predefinita, le informazioni contenute nel profilo Centro saranno utilizzate per la prima Sede. Sedi aggiuntive possono avere indirizzi distinti oppure indicare differenti reparti allo stesso indirizzo.

a) Nome della Sede (1)

E' il nome visualizzato in Agenda

b) Nome della sede (2)

E' il nome visualizzato nel modulo di prenotazione online

c) Note

Le note possono essere utilizzate per collegare i messaggi di posizione-specifiche per i pazienti, per esempio: Presentarsi alla reception al 3 ° piano.

d) Importa sedi

in caso di elevato numero di sedi, queste possono essere importate seguendo le istruzioni indicate in questa funzionalità

B. Prestazioni

1. Gestione prestazioni

Percorso > Configura > Centro > Prestazioni > Gestione prestazioni > Aggiungi

Compilare i moduli presenti e salvare

a) Specialità

Per creare una nuova specialità, creare una nuova prestazione e utilizzare il menu a tendina Seleziona una specialità scegliendo “Nuova Specialità”. I gruppi di prestazioni possono essere utilizzati in diversi modi:

  • Resource Planning - Se le risorse vogliono accettare solo alcuni tipi di appuntamenti in determinati momenti della settimana
  • Prenotazioni Online con tuOtempO WEB - Durante la ricerca di disponibilità appuntamento, i pazienti o il personale di segreteria possono iniziare con la ricerca di gruppo
SuggerimentoUn principio generale di usabilità è che 7 è il numero massimo di elementi in un elenco che la gente può facilmente assimilare. Se hai meno di 7 diversi tipi di prestazioni dividerli in diversi gruppi può non essere un vantaggio.
b) Durata prestazioni

Indica la durata di ciascuna prestazione

c) Prezzo

Prenotazione online con tuOtempO WEB: la visualizzazione dei prezzi per i pazienti è opzionale. Per esempio, si può inserire il prezzo di una prestazione per visualizzarlo in agenda (uso interno) ma non mostrarlo nel modulo di prenotazione online.

d) Web

Selezionare questa opzione per rendere la prestazione prenotabile online

e) Memo

Selezionare Memo se si desidera che partano le comunicazioni via email, sms o voice per gli appuntamenti presi con questa prestazione

f) Avvisi

Prenotazione online con tuOtempO WEB: gli avvisi vengono mostrati a video durante la prenotazione online

g) Preparazione

Le preparazioni compaiono online   nella versione stampabile dell'appuntamento e possono opzionalmente essere inviate attraverso le comunicazioni al paziente (ad esempio i promemoria inviati prima di un appuntamento via e-mail, sms o voice).

h) Sinonimi

Prenotazione online con tuOtempO WEB: i sinonimi inseriti verranno utilizzati durante la ricerca prestazione nella prenotazione online

i) Richiami

Selezionare per inviare un messaggio successivo all'appuntamento

2. Gestione Specialità

Go to > Configura > Centro > Gestione specialità

In questa pagina è possibile modificare le specialità/gruppi di prestazioni

Nota: Per creare un nuovo gruppo di prestazioni andare su Gestione prestazioni e seguire le istruzioni descritte precedentemente
a) Nome specialità

Indica il nome della specialità

b) Ordine

Utilizzare le frecce per cambiare l'ordine di visualizzazione delle singole prestazioni

c) Prenotabile da Web

Prenotazione online con tuOtempO WEB: Selezionare per rendere questa specialità prenotabile online

d) Mostra Dottori/Risorse

Prenotazione online con tuOtempO WEB: Selezionare per mostrare il nome dei dottori che offrono le prestazioni contenute in questa specialità nella prenotazione online.

e) Importa dottori e prestazioni

Utilizzare questa funzionalità (seguendo le istruzioni) per importare dottori e prestazioni da un file.

3. Gestione Tariffari

Go to > Configura > Centro > Gestione Tariffari

I tariffari sono utilizzati per consentire ricerche da definire in base dalla polizza assicurativa detenuta dal paziente.

Esempio Il Paziente Stefania Rossi ha una polizza  con una compagnia di assicurazione sanitaria. Quando cercherà un appuntamento corrispondente alla sua polizza, verranno mostrate solo le risorse che accettano la sua polizza  e di conseguenza si visualizzeranno solo le prestazioni che rientrano nei valori della sua polizza. Per ogni prestazione il prezzo sarà conforme al livello della polizza.

Per creare un tariffario seguire due passi:

a) Aggiungi Tariffario
i. Tariffario

Scrivere il nome del tariffario

ii. Web

Selezionare per rendere disponibile nella prenotazione online

iii. Predefinito

Selezionare per rendere questo tariffario predefinito

b) Associare prestazioni e risorse
i) Associa a prestazioni

Selezionare le prestazioni da collegare a questo tariffario

ii) Associa a dottori

Selezionare i dottori da collegare a questo tariffario

c) Importa Tariffari

Utilizzare questa funzione (seguendo le istruzioni) per importare un grande numero di tariffari

D. Gestione Risorse

Go to > Configura > Gestione Risorse > Aggiungi

a) Dati della risorsa

Compilare i campi e salvare

i. Tipo di Accesso

Definisce la quantità di informazioni messe a disposizione della risorsa e il tipo di utente (per la gestione dei permessi rimandiamo a Gestione profili e permessi in configura > Utenti)

ii. Note

Le note possono essere utilizzate per inviare specifiche informazioni sulla risorsa ai pazienti

b) Altre preferenze
i. Sincronizza il calendario

Consente l'esportazione dei dati di un appuntamento verso l'agenda elettronica della risorsa ed è ideale per la sincronizzazione dello smartphone.

2. Prestazioni

a) Prestazioni

Selezionare le specialità (gruppi di prestazioni) per selezionare tutte le prestazioni di quel gruppo, o cliccare il nome della specialità per selezionare i singoli servizi all'interno del gruppo.

Per impostazione predefinita, la durata e il prezzo saranno quelli definiti a livello di sede.

Utilizzare il menu a tendina i boxe testuali per modificare la durata o il prezzo di una prestazione solo per il medico su cui si sta agendo.

Salvare le modifiche.

3. Calendario

a) Orario lavorativo del dottore

Gli orari predefiniti sono quelli inseriti a livello di sede. Cliccare su Modifica per modificare il calendario.

i. Da>A

Questa opzione permette di definire la durata di un calendario dal suo inizio alla fine. E' utile per la gestione di periodi di ferie e/o di pausa.

ii. Selezionare il giorno lavorativo

Utilizzare il menu a tendina per definire l'orario di lavoro e gli eventuali intervalli.

iii. Modifica le prestazioni offerte in questo calendario

Per impostazione predefinita, tutte le prestazioni che la risorsa fornisce al momento in cui la risorsa è stata creata saranno disponibili in ogni momento. È possibile deselezionare alcune prestazioni per un determinato calendario se si vuole renderle non disponibili.

Attenzione Se si aggiunge una nuova prestazione ad una risorsa successivamente alla sua creazione, sarà necessario aggiungere questa nuova prestazione al calendario per renderla disponibile. Cliccare su Modifica le prestazioni offerte in questo calendario e selezionare la prestazione appena inserita.
b) Modifica le regole di prenotazione Online
i. Distanza minima tra due appuntamenti

Utilizzare questa opzione se si desidera gestire gli spazi vuoti tra 2 appuntamenti

EsempioL'ultimo spazio residuo di una giornata è  45 minuti, ma si desidera accettare appuntamenti on-line all'inizio di ogni ora. Impostare la distanza minima tra le disponibilità per 60 minuti.
ii. Dimensione minima del tempo residuo

Per evitare spazi vuoti nell'agenda, impostare la distanza minima di tempo residuo

Esempio I vostri  appuntamenti sono lunghi 40 minuti e si desidera di averli uno dopo l'altro. Se una persona registra un appuntamento alle 10:00 e una seconda persona alle ore 11.00 verrà lasciato  uno spazio orfano di 20 minuti (dalle 10.40 alle 11.00). Per evitare questo, impostare la distanza minima di tempo residuo a 40 minuti
c) Gestione giorni lavorativi per risorsa

È possibile aggiungere più tempi di lavoro per singole risorse. Questo sitema può essere utilizzato per definire diverse disponibilità di prestazioni in diversi momenti della giornata o per aggiungere una disponibilità eccezionale.

i. Definire diverse prestazioni per diversi momenti della giornata

Se una risorsa desidera offrire un gruppo di prestazioni una volta al giorno ed un secondo gruppo  in un secondo momento della giornata, Aggiungere un nuovo orario lavorativo del dottore a cui collegare le specialità (gruppi di prestazioni) che di volta in volta si vogliono rendere disponibili per i rispettivi calendari.

ii. Disponibilità Eccezionali

Se una risorsa comunica di essere disponibile in una giornata in cui di solito non lo è, modificare il calendario esistente o aggiungerne un altro inserendo data inizio e data fine corrispondenti al periodo indicato dalla risorsa stessa.

4. Sedi

Selezionare le sedi in cui ogni risorsa lavora (è possibile selezionare più sedi per una risorsa utilizzando CTRL come indicato nelle istruzioni)

a) Risorse che lavorano in più sedi

Se un medico lavora in più sedi, in molti casi è necessario creare una risorsa separata per ogni sede in cui lei lavora.

AttenzioneNon selezionare “più sedi” per un medico che lavora in due luoghi distinti in diversi momenti della settimana. Creare invece due risorse distinte, per esempio il dottor Rossi - Clinica e il dottor Rossi- Ospedale, e assegnare differenti calendari per ognuna di esse a seconda delle sedi in cui lavorano.