Configurare i dati del centro, delle prestazioni, delle risorse
Dove cominciare:
Accedere all'area di amministrazione
Configura->Centro
A. Centro
1. Profilo del Centro
a) Informazioni sul centro
Compilare i campi disponibili e salvare
i) Regione
Prenotazione online con tuOtempO WEB - il menu a tendina nella scelta della regione è utilizzato per i siti web/portali che coprono più regioni
ii) Campi indirizzo
I campi di indirizzo (Provincia, Comune, CAP, indirizzo) sono utilizzati per comunicazioni alla clientela, per le ricerche per prossimità geografica e per la generazione di mappe.
iii) Email amministrazione
Per informazioni contabili, di servizio e segnalazioni tecniche.
iv) Email supporto
Prenotazioni Online con tuOtempO WEB - un modulo di guida in linea è disponibile per i pazienti. Le loro richieste di supporto saranno inviate a questo indirizzo.
v) Fax
Inserire qui il vostro numero di fax. In caso di problemi con la connessione internet, inviando un messaggio SMS con il testo “FAX piermademo” al +393452919263 si riceverà un FAX con l'agenda.
RicordaComunicazione automatica con tuOtempO MEMO - Copia e memorizza sia il numero di emergenza (+393452919263) e il codice di testo SMS personale (FAX ….) in un luogo sicuro offline. Avrete bisogno di loro per ricevere l'agenda del giorno a mezzo fax in caso di mancanza di connessione ad internet
vi) Ragione sociale
La ragione sociale verrà inserita nel contratto di privacy degli utenti
b) Preferenze
Compilare i campi disponibili e salvare
i. Settore Attività
Questo campo definisce il vocabolario utilizzato nell'area di amministrazione
ii. Orario d'apertura
Gli orari d'apertura verranno applicati come default ai calendari di tutte le risorse. E' posssibile applicare variazioni individuali successivamente nel profilo di ogni risorsa.
NotesL'unità di lunghezza dei segmenti orari della vostra agenda dovrebbe essere definito prima di definire gli orari di apertura del vostro centro. Di default è 15 minuti (la durata degli appuntamenti sarà quindi per multipli di 15, ad esempio 30 e 45 minuti). Per modificare questo valore andare su Configura> Agenda> Durata minima degli appuntamenti in agenda.
iii. Prefisso internazionale
Se nella scheda di un paziente non è stato definito il prefisso internazionale del numero di telefono, questo è il valore di default che verrà applicato. Utilizzare il simbolo + prima del numero, per esempio +44 per il Regno Unito.
C. Stile
Scegliere dagli stili disponibili di Agenda e salvare
2. Aggiungere sedi
Go to > Configura > centro > Gestione Sedi >Aggiungi
Per impostazione predefinita, le informazioni contenute nel profilo Centro saranno utilizzate per la prima Sede. Sedi aggiuntive possono avere indirizzi distinti oppure indicare differenti reparti allo stesso indirizzo.
a) Nome della Sede (1)
E' il nome visualizzato in Agenda
b) Nome della sede (2)
E' il nome visualizzato nel modulo di prenotazione online
c) Note
Le note possono essere utilizzate per collegare i messaggi di posizione-specifiche per i pazienti, per esempio: Presentarsi alla reception al 3 ° piano.
d) Importa sedi
in caso di elevato numero di sedi, queste possono essere importate seguendo le istruzioni indicate in questa funzionalità
B. Prestazioni
1. Gestione prestazioni
Percorso > Configura > Centro > Prestazioni > Gestione prestazioni > Aggiungi
Compilare i moduli presenti e salvare
a) Specialità
Per creare una nuova specialità, creare una nuova prestazione e utilizzare il menu a tendina Seleziona una specialità scegliendo “Nuova Specialità”. I gruppi di prestazioni possono essere utilizzati in diversi modi:
- Resource Planning - Se le risorse vogliono accettare solo alcuni tipi di appuntamenti in determinati momenti della settimana
- Prenotazioni Online con tuOtempO WEB - Durante la ricerca di disponibilità appuntamento, i pazienti o il personale di segreteria possono iniziare con la ricerca di gruppo
SuggerimentoUn principio generale di usabilità è che 7 è il numero massimo di elementi in un elenco che la gente può facilmente assimilare. Se hai meno di 7 diversi tipi di prestazioni dividerli in diversi gruppi può non essere un vantaggio.
b) Durata prestazioni
Indica la durata di ciascuna prestazione
c) Prezzo
Prenotazione online con tuOtempO WEB: la visualizzazione dei prezzi per i pazienti è opzionale. Per esempio, si può inserire il prezzo di una prestazione per visualizzarlo in agenda (uso interno) ma non mostrarlo nel modulo di prenotazione online.
d) Web
Selezionare questa opzione per rendere la prestazione prenotabile online
e) Memo
Selezionare Memo se si desidera che partano le comunicazioni via email, sms o voice per gli appuntamenti presi con questa prestazione
f) Avvisi
Prenotazione online con tuOtempO WEB: gli avvisi vengono mostrati a video durante la prenotazione online
g) Preparazione
Le preparazioni compaiono online nella versione stampabile dell'appuntamento e possono opzionalmente essere inviate attraverso le comunicazioni al paziente (ad esempio i promemoria inviati prima di un appuntamento via e-mail, sms o voice).
h) Sinonimi
Prenotazione online con tuOtempO WEB: i sinonimi inseriti verranno utilizzati durante la ricerca prestazione nella prenotazione online
i) Richiami
Selezionare per inviare un messaggio successivo all'appuntamento
2. Gestione Specialità
Go to > Configura > Centro > Gestione specialità
In questa pagina è possibile modificare le specialità/gruppi di prestazioni
Nota: Per creare un nuovo gruppo di prestazioni andare su Gestione prestazioni e seguire le istruzioni descritte precedentemente
a) Nome specialità
Indica il nome della specialità
b) Ordine
Utilizzare le frecce per cambiare l'ordine di visualizzazione delle singole prestazioni
c) Prenotabile da Web
Prenotazione online con tuOtempO WEB: Selezionare per rendere questa specialità prenotabile online
d) Mostra Dottori/Risorse
Prenotazione online con tuOtempO WEB: Selezionare per mostrare il nome dei dottori che offrono le prestazioni contenute in questa specialità nella prenotazione online.
e) Importa dottori e prestazioni
Utilizzare questa funzionalità (seguendo le istruzioni) per importare dottori e prestazioni da un file.
3. Gestione Tariffari
Go to > Configura > Centro > Gestione Tariffari
I tariffari sono utilizzati per consentire ricerche da definire in base dalla polizza assicurativa detenuta dal paziente.
Esempio Il Paziente Stefania Rossi ha una polizza con una compagnia di assicurazione sanitaria. Quando cercherà un appuntamento corrispondente alla sua polizza, verranno mostrate solo le risorse che accettano la sua polizza e di conseguenza si visualizzeranno solo le prestazioni che rientrano nei valori della sua polizza. Per ogni prestazione il prezzo sarà conforme al livello della polizza.
Per creare un tariffario seguire due passi:
a) Aggiungi Tariffario
i. Tariffario
Scrivere il nome del tariffario
ii. Web
Selezionare per rendere disponibile nella prenotazione online
iii. Predefinito
Selezionare per rendere questo tariffario predefinito
b) Associare prestazioni e risorse
i) Associa a prestazioni
Selezionare le prestazioni da collegare a questo tariffario
ii) Associa a dottori
Selezionare i dottori da collegare a questo tariffario
c) Importa Tariffari
Utilizzare questa funzione (seguendo le istruzioni) per importare un grande numero di tariffari
D. Gestione Risorse
Go to > Configura > Gestione Risorse > Aggiungi
a) Dati della risorsa
Compilare i campi e salvare
i. Tipo di Accesso
Definisce la quantità di informazioni messe a disposizione della risorsa e il tipo di utente (per la gestione dei permessi rimandiamo a Gestione profili e permessi in configura > Utenti)
ii. Note
Le note possono essere utilizzate per inviare specifiche informazioni sulla risorsa ai pazienti
b) Altre preferenze
i. Sincronizza il calendario
Consente l'esportazione dei dati di un appuntamento verso l'agenda elettronica della risorsa ed è ideale per la sincronizzazione dello smartphone.
2. Prestazioni
a) Prestazioni
Selezionare le specialità (gruppi di prestazioni) per selezionare tutte le prestazioni di quel gruppo, o cliccare il nome della specialità per selezionare i singoli servizi all'interno del gruppo.
Per impostazione predefinita, la durata e il prezzo saranno quelli definiti a livello di sede.
Utilizzare il menu a tendina i boxe testuali per modificare la durata o il prezzo di una prestazione solo per il medico su cui si sta agendo.
Salvare le modifiche.
3. Calendario
a) Orario lavorativo del dottore
Gli orari predefiniti sono quelli inseriti a livello di sede. Cliccare su Modifica per modificare il calendario.
i. Da>A
Questa opzione permette di definire la durata di un calendario dal suo inizio alla fine. E' utile per la gestione di periodi di ferie e/o di pausa.
ii. Selezionare il giorno lavorativo
Utilizzare il menu a tendina per definire l'orario di lavoro e gli eventuali intervalli.
iii. Modifica le prestazioni offerte in questo calendario
Per impostazione predefinita, tutte le prestazioni che la risorsa fornisce al momento in cui la risorsa è stata creata saranno disponibili in ogni momento. È possibile deselezionare alcune prestazioni per un determinato calendario se si vuole renderle non disponibili.
Attenzione Se si aggiunge una nuova prestazione ad una risorsa successivamente alla sua creazione, sarà necessario aggiungere questa nuova prestazione al calendario per renderla disponibile. Cliccare su Modifica le prestazioni offerte in questo calendario e selezionare la prestazione appena inserita.
b) Modifica le regole di prenotazione Online
i. Distanza minima tra due appuntamenti
Utilizzare questa opzione se si desidera gestire gli spazi vuoti tra 2 appuntamenti
EsempioL'ultimo spazio residuo di una giornata è 45 minuti, ma si desidera accettare appuntamenti on-line all'inizio di ogni ora. Impostare la distanza minima tra le disponibilità per 60 minuti.
ii. Dimensione minima del tempo residuo
Per evitare spazi vuoti nell'agenda, impostare la distanza minima di tempo residuo
Esempio I vostri appuntamenti sono lunghi 40 minuti e si desidera di averli uno dopo l'altro. Se una persona registra un appuntamento alle 10:00 e una seconda persona alle ore 11.00 verrà lasciato uno spazio orfano di 20 minuti (dalle 10.40 alle 11.00). Per evitare questo, impostare la distanza minima di tempo residuo a 40 minuti
c) Gestione giorni lavorativi per risorsa
È possibile aggiungere più tempi di lavoro per singole risorse. Questo sitema può essere utilizzato per definire diverse disponibilità di prestazioni in diversi momenti della giornata o per aggiungere una disponibilità eccezionale.
i. Definire diverse prestazioni per diversi momenti della giornata
Se una risorsa desidera offrire un gruppo di prestazioni una volta al giorno ed un secondo gruppo in un secondo momento della giornata, Aggiungere un nuovo orario lavorativo del dottore a cui collegare le specialità (gruppi di prestazioni) che di volta in volta si vogliono rendere disponibili per i rispettivi calendari.
ii. Disponibilità Eccezionali
Se una risorsa comunica di essere disponibile in una giornata in cui di solito non lo è, modificare il calendario esistente o aggiungerne un altro inserendo data inizio e data fine corrispondenti al periodo indicato dalla risorsa stessa.
4. Sedi
Selezionare le sedi in cui ogni risorsa lavora (è possibile selezionare più sedi per una risorsa utilizzando CTRL come indicato nelle istruzioni)
a) Risorse che lavorano in più sedi
Se un medico lavora in più sedi, in molti casi è necessario creare una risorsa separata per ogni sede in cui lei lavora.
AttenzioneNon selezionare “più sedi” per un medico che lavora in due luoghi distinti in diversi momenti della settimana. Creare invece due risorse distinte, per esempio il dottor Rossi - Clinica e il dottor Rossi- Ospedale, e assegnare differenti calendari per ognuna di esse a seconda delle sedi in cui lavorano.