La piattaforma tuOtempO permette l'invio di comunicazioni automatiche ai vostri pazienti via email, SMS e messaggi vocali su telefono fisso.
Indice
A. Configurazioni base
A.1 Dove configurare le opzioni di comunicazione
Log in at: https://app.tuotempo.com
Percorso > Configura > Comunicazione
Un interruttore generale è disponibile per accendere e spegnere tutte le comunicazioni. Assicurarsi che sia in posizione ATTIVA per consentire l'invio.
A.2 Scegliere tempi e modalità
Percorso > Configura > Comunicazione
Per ogni differente evento (ad esempio un appuntamento creato o un appuntamento approvato) tre canali di comunicazione sono disponibili: SMS, Email E Voice (messaggio vocale)
Per attivare un tipo di comunicazione per uno di questi eventi selezionare la casella appropriata di fianco al titolo (ad es. Quando si crea una prenotazione).
A.3 Personalizza Mittenti
Percorso > Configura > Comunicazione > Preferenze Generali > Personalizza mittenti
A.4 Configurare messaggi standard
Percorso > Configura >Comunicazione > Cliccare sul messaggio che si desidera modificare
Ogni tipo di messaggio per ogni tipo di evento può essere modificato. Per farlo cliccare sul nome del tipo di messaggio (Ad esempio “Quando si crea una prenotazione”). Nella destra del vostro schermo compariranno 3 tabs corrispondenti ai tre modelli di comunicazione (sms, email, voice) disponibili. Cliccare sul tab desiderato per modificare il messaggio.
Area per modificare il testo
Scrivere il testo del messaggio nell'area apposita e salvare.
NotificheSe si desidera conoscere chi ha ricevuto e letto l'email inviata, cliccare su Mostra in Riepilogo Messaggi quali pazienti hanno ricevuto o letto l'email.L'informazione sarà visibile nel report:
Messaggi > Riepilogo Messaggi
Uso delle personalizzazioni
E' possibile configurare il testo dei messaggi attraverso dei campi pre-definiti chiamati TRD. Troverete una legenda che spiega a cosa corrispondono nel menu' a tendina “Personalizza il messaggio” presente nel riquadro di modifica del testo. Ad esempio il TRD3 corrisponderà al nome del paziente inserito nella sua scheda personale, pertanto un messaggio contenente Caro TRD3 verrà tradotto e inviato dal sistema come “Caro Giovanni”
Personalizzazioni disponibili
Per inserire un TRD nel testo di un messaggio occorrerà copiarlo dal menu a tendina e incollarlo nel testo del messaggio nella posizione desiderata.
Centro | |
---|---|
[TRD0] | Nome Centro |
[TRD1] | Telefono del Centro |
[TRD38] | Sito web del Centro |
Cliente | |
[TRD3] | Nome |
[TRD4] | Cognome |
[TRD35] | Cellulare |
[TRD36] | Indirizzo |
Risorsa | |
[TRD5] | Nome completo |
[TRD6] | Indirizzo |
[TRD7] | Telefono |
Appuntamento | |
[TRD8] | Data (gg/mm/aaaa) |
[TRD26] | Data (gg/mm) |
[TRD31] | Data estesa (Lunedì 3 Giugno) |
[TRD32] | Mese (Giugno) |
[TRD25] | Giorno (es; Lunedì) |
[TRD33] | Giorno (numero) |
[TRD9] | Ora inizio |
[TRD10] | Ora fine |
[TRD11] | Prestazione |
[TRD12] | Prezzo prestazione |
[TRD13] | Durata prestazione |
[TRD14] | Note |
[TRD23] | Preparazione |
[TRD37] | Gruppo |
[TRD39] | Tariffario |
Agenda | |
[TRD24] | Note |
[TRD27] | Sede |
[TRD28] | Località |
[TRD29] | Telefono |
[TRD30] | Indirizzo |
Invio delle preparazioni
Le preparazioni agli esami (ad esempio LE RICORDIAMO DI NON MANGIARE 12 ORE PRIMA DELL'ESAME possono essere inviate inserendo il testo nell'apposito riquadro presente in ogni prestazione.
Percorso > Configura > Centro > Gestione Prestazioni > prestazione > modifica > Preparazione
Scrivere il testo della preparazione nell'apposito riquadro e selezionare “Invia ai clienti” e salvare.
Poi tornare a Configura > Comunicazione > e includere il [TRD14] nel testo del messaggio (sms, email o voice) nel quale desiderate che la preparazione compaia.
Inviare note sulla sede geografica
Le note sulla sede possono essere inviate per spedire istruzioni relative ad uno specifico luogo, ad esempio: Si prega di registrarsi alla reception quando si arriva.
Inserire una nota nella sede.
Percorso > Configura > Centro > Gestione Sedi > sede > modifica > Note
Scrivere il testo della nota desiderata da inserire nella comunicazione e salvare.
Poi tornare in Configura > Comunicazione > e includere il [TRD24] nel testo del messaggio nel quale desiderate che la nota compaia.
B Eventi
B1 Notifiche
Percorso > Configura > Comunicazione > Invia Notifiche
Questi messaggi vengono inviati ogni volta che un appuntamento viene creato, modificato o cancellato. Il loro scopo è di confermare che un appuntamento è stato prenotato o che l'appuntamento è stato modificato o annullato. Sono utili, per esempio, per far sapere ai clienti che prenotano on line che i dati inseriti e gli appuntamenti presi sono stati effettivamente registrati dal tuOtempO.
Notifiche per gli appuntamenti presi con tuOtempO web
Per limitare l'invio di alcuni messaggi ai soli pazienti che prenotano online attraverso la piattaforma tuOtempO WEB cliccare su “Inviare solo ai pazienti che prenotano online”.
B2 Promemoria
Per ricordare un appuntamento
Percorso > Configura > Comunicazione > Invia promemoria > Per ricordare un appuntamento
Questi messaggi vengono utilizzati per ricordare ai pazienti un appuntamento prossimo
Conferma
Selezionare la casella per invitare i pazienti a confermare o disdire la loro presenza all'appuntamento
Anticipo
Utilizzare il menu a tendina per decidere con quale anticipo inviare i messaggi rispetto alla data e ora dell'appuntamento.
Invia un secondo promemoria via SMS
Scegliere o meno se un secondo sollecito SMS deve essere inviato, e se sì a chi.
Un secondo sollecito può essere inviata a tutti i pazienti o solo ai pazienti non affidabili (i pazienti che non si sono presentati per il 30% o più dei loro appuntamenti). Clicca qui per maggiori informazioni sulla gestione dei pazienti inaffidabili
Limitazioni
Impostare fino a quante ore prima dell'appuntamento verrà permesso l'invio dei promemoria. Per esempio, se una persona prende un appuntamento 4 ore prima dell'orario dell'appuntamento stesso e il valore minimo è impostato a 12 ore, nessun avviso di appuntamento verrà inviato.
Limitare i promemoria ad uno al giorno per persona
Scegliere gli orari di invio dei promemoria (Modifica gli orari)
Richiami
Percorso > Configura > Comunicazione > Per ricordare un richiamo
I richiami vengono utilizzati per ricordare ai pazienti che è trascorsa una certa quantità di tempo dal loro ultimo appuntamento e che è il momento di prenotarne uno nuovo.
Intervalli di richiamo predefiniti
Il sistema rende disponibili tre diversi tipi di intervallo per i richiami. Uno di questi può essere configurato come periodo di default. In questo caso tutti i nuovi appuntamenti genereranno un richiamo alla scadenza del periodo indicato.
Selezionare Inviare la password a chi ne è sprovvisto per creare e inviare una password con il richiamo
Associare un richiamo automatico a una prestazione
Percorso > Configura > Centro > Gestione prestazioni > Selezionare una prestazione > Modifica > Richiami > Invita il paziente a prendere un nuovo appuntamento dopo > Selezionare un periodo > Salva
I richiami possono essere associati a una singola prestazione. Ad esempio, se per un determinato trattamento un paziente dovrà ricevere un richiamo per un checkup, sarà possibile impostarlo automaticamente.
Associare un richiamo manualmente dopo aver inserito un appuntamento
Percorso > Agenda > Cliccare su un orario per inserire un appuntamento > Prossimo appuntamento (richiami) > scegliere intervallo > Salva
B.3 Messaggi dopo l'appuntamento
PercorsoConfigura > Comunicazione > Invia messaggi dopo l'appuntamento
E' possibile inviare un messaggio automatico dopo l'appuntamento scegliendo tra ringraziamento o questionari di soddisfazione. Selezionare l'intervallo di tempo nel quale effettuare l'invio.
B.4 Invia Avvisi
Percorso > Configura > Comunicazione > Avvisi >
Questi messaggi informano immediatamente i vostri clienti / pazienti di ritardi o cancellazioni che potrebbero essere causati da eventi imprevisti. Se una risorsa/medico è in ritardo, è possibile informare i clienti della giornata di presentarsi in altro orario, il sistema calcolerà automaticamente l'orario in base al ritardo indicato. Se una risorsa è improvvisamente non disponibile per gli appuntamenti della giornata a causa di malattia o imprevisti, è possibile inviare una notifica di annullamento ed informare immediatamente tutti i clienti interessati.
Per inviare un avviso
Percorso > Agenda > Nome risorsa > Ritardo o disdetta
B.5 Messaggi alle risorse
Percorso > Configura > Comunicazione > Invia messaggi alle risorse
Questi sono messaggi che vengono inviati alle risorse per ricordare un appuntamento o per notificare che un nuovo appuntamento è appena stato registrato con/da un loro paziente.
B.6 Comunicazioni al centro
Percorso> Configura > Comunicazioni > Comunicazioni al centro > checkbox
Verranno inviate email automatiche agli amministratori dell'agenda per eventi critici o azioni richieste.
B.7 Modifica il messaggio di invio password
PercorsoConfigura > Comunicazione > Modifica messaggio di invio password ai pazienti (o alle risorse)
E' possibile modificare il testo del messaggio utilizzato per inviare le password ai nuovi clienti o alle risorse, oppure a coloro che l'hanno smarrita.
C. Configurazione comunicazioni personali
C.1 Risorse
Percorso > Configura > Centro > Gestione risorse/dottori > Modifica > Attiva memo
Le comunicazioni automatiche possono essere accese o spente per una singola risorsa cliccando sulla check box Attiva memo presente nella scheda della risorsa stessa.
C.2 Pazienti
Privacy
Percorso > Configura > Comunicazione > Inviare solo se privacy OK
Se la check box “Inviare solo se privacy ok” è selezionata, i pazienti che prenoteranno online verranno avvisati di dare il loro consenso per la ricezione dei messaggi durante il processo di registrazione. Inoltre una check box per la privacy comparirà nella scheda di ogni paziente e sarà possibile selezionarla dagli amministratori dell'agenda. Tutti i pazienti che non avranno questa check box selezionata non riceveranno comunicazioni.
Configurare le comunicazioni per singolo paziente
PercorsoGestione pazienti > paziente > Modifica
E' possibile scegliere il tipo di comunicazione che il paziente desidera ricevere: email, sms, voice o niente.
D. Prestazioni
Percorso > Configura > Centro > Gestione prestazioni > modifica > Memo
Le comunicazioni automatiche possono essere attivate o disattivate su una singola prestazione attraverso la check box “Memo” presente in ognuna.
E. Monitoraggio messaggi
Percorso > Messaggi > Riepilogo messaggi
L'invio e la ricezione dei messaggi possono essere costantemente monitorati nell'area Riepilogo messaggi.
F. Crediti
I crediti scalano ogni volta che vengono inviati messaggi. L'ammontare dei crediti residui è presente nella vostra agenda nell'angolo in alto a destra.